Was muss eine Hausverwaltungs-Website zeigen, damit WEG- und Mietverwaltungsanfragen passen?

Warum ist „Hausverwaltung gesucht“ noch keine brauchbare Anfrage?

Hinter derselben Suche stehen völlig verschiedene Aufträge: eine Eigentümergemeinschaft mit 34 Einheiten, Aufzug, Tiefgarage und anstehender Heizungserneuerung; ein privater Vermieter mit zwei Wohnungen, der nur Abrechnung und Mieterwechsel abgeben will; ein Kapitalanleger, der die Sondereigentumsverwaltung für eine einzelne Wohnung in einer fremd verwalteten Anlage sucht; oder ein Bauträger, der für den Erstbezug eine Verwaltung braucht. Aufwand, Vertrag, Vergütung und Zuständigkeit unterscheiden sich in jedem dieser Fälle.

Die Gewerbeordnung unterscheidet in § 34c Absatz 1 Satz 1 Nummer 4 genau diese beiden Kernbereiche: das Verwalten des gemeinschaftlichen Eigentums von Wohnungseigentümern und das Verwalten von Mietverhältnissen über Wohnräume. Wenn eine Website beides unter „Wir verwalten Ihre Immobilie“ zusammenfasst, muss die Verwaltung jede Anfrage per Telefon neu sortieren – und bekommt regelmäßig Objekte angeboten, die gar nicht ins eigene Portfolio passen.

Was muss vor dem ersten Scrollen sichtbar sein?

• Name der Verwaltung, Sitz und die Region, in der Objekte tatsächlich betreut werden.
• Die angebotenen Verwaltungsarten: WEG-Verwaltung, Mietverwaltung, Sondereigentumsverwaltung, Gewerbe- oder Sondervermögen, Erstbezug nach Bauträger.
• Die Objektgrößen, die zum Betrieb passen, zum Beispiel Gemeinschaften ab zehn Einheiten oder Mietobjekte ab einer bestimmten Einheitenzahl.
• Eine Aktion wie „Objekt zur Verwaltung anfragen“ oder „Angebot für unsere WEG anfordern“ statt eines allgemeinen „Kontakt“.
• Ein eigener, sofort sichtbarer Weg für bestehende Eigentümer und Mieter, damit Alltagsanliegen nicht im Neukundenformular landen.
• Die Notfallnummer oder der Notdienstweg für Wasserschaden, Heizungsausfall, Aufzugsstörung und Sturmschaden, mit ehrlicher Angabe der Erreichbarkeit.
• Eine ehrliche Abgrenzung, wenn Einzelwohnungen, Ferienobjekte, reine Gewerbeimmobilien oder Objekte außerhalb der Region nicht übernommen werden.

Welche Verwaltungsarten brauchen getrennte Einstiege?

Ein Verwaltungsbeirat, der Angebote für den Verwalterwechsel einholt, sucht andere Informationen als ein Vermieter mit einem Zweifamilienhaus. Getrennte Einstiege sparen beiden Seiten Zeit und verhindern, dass die Verwaltung in jedem Erstgespräch dieselben Grundlagen erklärt.

• WEG-Verwaltung: Aufgaben rund um Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Hausgeld, Erhaltungsrücklage, Eigentümerversammlung, Beschlusssammlung, Beschlussumsetzung und Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsbeirat.
• Mietverwaltung: Mieterwechsel, Wohnungsübergabe, Betriebskostenabrechnung, Kautionsverwaltung, Mietanpassung, Mahnwesen, Instandhaltung und Ansprechpartner für Mieter.
• Sondereigentumsverwaltung: Betreuung einer einzelnen Einheit in einer fremd verwalteten Anlage, mit klarer Abgrenzung zu den Aufgaben der WEG-Verwaltung.
• Erstbezug und Übernahme vom Bauträger: Objektübernahme, Gewährleistungsverfolgung, erste Versammlung, erster Wirtschaftsplan und Aufbau der Unterlagen.
• Gewerbe- und Sonderobjekte: Nutzung, Verträge, technische Anlagen, Betreiberpflichten und Abrechnungsstruktur, sofern der Betrieb das wirklich anbietet.

Was sollte die Objektanfrage einer Eigentümergemeinschaft abfragen?

Eine Verwaltung kann kein seriöses Angebot machen, solange Einheitenzahl, Technik, Zustand und Vertragsstand unbekannt sind. Das Formular ersetzt weder die Einsicht in Teilungserklärung, Beschlusssammlung und letzte Abrechnung noch das persönliche Gespräch. Es entscheidet aber darüber, ob der erste Kontakt mit einer prüfbaren Objektbeschreibung beginnt oder mit einer Rückfrageliste.

• Ansprechpartner mit Rolle: Verwaltungsbeirat, einzelner Eigentümer, Vermieter, Bauträger oder Beauftragter.
• Objektadresse oder wenigstens Ort und Postleitzahl, Baujahr und Art der Anlage.
• Anzahl der Sondereigentumsrechte, Aufteilung in Wohnen und Gewerbe, Stellplätze, Tiefgarage und Sondernutzungsrechte.
• Technik im Objekt: Heizungsart, Aufzug, Lüftung, Löschtechnik, Photovoltaik, Wallboxen, Rauchwarnmelder und Wartungsverträge.
• Stand der Erhaltungsrücklage, laufende oder beschlossene Sanierungen, bekannte Mängel und offene Rechtsstreitigkeiten.
• Bestehende Verwaltung: Vertragsende, geplanter Übergabezeitpunkt, Grund des Wechsels und Stand der Unterlagen.
• Vorhandene Dokumente: Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, letzte Jahresabrechnung, aktueller Wirtschaftsplan und Beschlusssammlung.
• Erwartungen an Erreichbarkeit, digitale Abläufe, Vor-Ort-Präsenz und den gewünschten Starttermin.

Was brauchen Vermieter zusätzlich?

Bei der Mietverwaltung entscheidet die Struktur der Einheiten über den Aufwand. Ein Mehrfamilienhaus mit langjährigen Mietverhältnissen verursacht andere Arbeit als möblierte Kurzzeitvermietung oder Objekte mit hoher Fluktuation. Die Website sollte das mit wenigen Fragen sichtbar machen, statt es im Erstgespräch zu rekonstruieren.

• Anzahl der Einheiten, Wohn- und Gewerbeanteil, Leerstand und aktuelle Fluktuation.
• Art der Mietverhältnisse: unbefristet, befristet, möbliert, Staffel- oder Indexmiete, Gewerbemietverträge.
• Bisherige Abrechnung: wer erstellt derzeit die Betriebskostenabrechnung, welcher Abrechnungszeitraum, welche Software.
• Umfang des Auftrags: kaufmännische Verwaltung, technische Betreuung, Mieterwechsel, Neuvermietung, Mahnwesen oder Komplettbetreuung.
• Vorhandene Handwerker- und Wartungsverträge sowie gewünschte Freigabegrenzen für Reparaturen.
• Kautionen, Konten, Zahlungswege und der Zeitpunkt, zu dem die Verwaltung übernehmen soll.

Warum gehört der zertifizierte Verwalter 2026 sichtbar auf die Website?

Nach § 26a des Wohnungseigentumsgesetzes darf sich zertifizierter Verwalter nennen, wer vor einer Industrie- und Handelskammer durch eine Prüfung nachgewiesen hat, dass er über die notwendigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse verfügt. Nach § 19 Absatz 2 Nummer 6 WEG gehört die Bestellung eines zertifizierten Verwalters zur ordnungsmäßigen Verwaltung, sofern nicht die dort genannte Ausnahme für Anlagen mit weniger als neun Sondereigentumsrechten greift.

Die Übergangsregelung in § 48 Absatz 4 WEG ist längst ausgelaufen: Wer am 1. Dezember 2020 Verwalter einer Gemeinschaft war, galt gegenüber dieser Gemeinschaft nur bis zum 1. Juni 2024 als zertifiziert. Für einen Verwaltungsbeirat, der 2026 Angebote vergleicht, ist die Zertifizierung damit kein Bonus mehr, sondern eine der ersten Prüffragen. Wenn die Website sie nicht beantwortet, tut es das Konkurrenzangebot. Stand: 30. Juli 2026.

• Nennen, welche Personen im Betrieb die IHK-Prüfung abgelegt haben oder nach der Rechtsverordnung gleichgestellt sind, statt nur „zertifiziert“ als Siegel zu zeigen.
• Erklären, was die Zertifizierung abdeckt und was sie nicht ersetzt, etwa Steuer- oder Rechtsberatung.
• Die Ausnahme für kleine Anlagen sachlich erwähnen, wenn der Betrieb solche Gemeinschaften betreut.
• Keine Gleichstellung behaupten, die nicht belegbar ist.

Welche Nachweise sind wirklich belastbar?

Wer gewerbsmäßig Wohnimmobilien verwaltet, braucht die Erlaubnis nach § 34c Absatz 1 Satz 1 Nummer 4 der Gewerbeordnung. Dazu kommt nach § 34c Absatz 2a GewO eine Weiterbildungspflicht von 20 Stunden innerhalb eines Zeitraums von drei Kalenderjahren. Und nach § 15 der Makler- und Bauträgerverordnung muss eine Berufshaftpflichtversicherung bestehen, deren Mindestversicherungssumme 500 000 Euro für jeden Versicherungsfall und 1 000 000 Euro für alle Versicherungsfälle eines Jahres beträgt.

Diese drei Punkte sind gute Website-Inhalte, weil sie überprüfbar sind und weil Eigentümer sie ohnehin abfragen. Sie ersetzen austauschbare Sätze wie „kompetent und zuverlässig“ durch etwas, das ein Beirat im Vergleich abhaken kann.

• Erlaubnis nach § 34c GewO benennen und die zuständige Stelle nennen, statt nur ein Logo zu zeigen.
• Bestehende Berufshaftpflichtversicherung erwähnen; konkrete Summen nur nennen, wenn sie dem eigenen Vertrag entsprechen.
• Weiterbildung als laufende Pflicht darstellen und Schwerpunkte nennen, etwa WEG-Recht, Bautechnik oder Abrechnung.
• Verbandsmitgliedschaften, Qualitätssiegel und Kooperationen nur zeigen, wenn sie aktuell und dem Betrieb zuzuordnen sind.
• Keine Erfolgszahlen, Auszeichnungen oder Kundenstimmen erfinden; öffentliche Bewertungen verlinken statt sie nachzubauen.
• Pflichtangaben nach § 5 Digitale-Dienste-Gesetz vollständig und aktuell halten, inklusive Aufsichtsbehörde und Registerangaben.

Wie sollte die Website Eigentümerversammlungen erklären?

Die Versammlung ist der Punkt, an dem Eigentümer die Arbeit der Verwaltung am unmittelbarsten erleben. Nach § 24 WEG beruft der Verwalter mindestens einmal im Jahr ein, die Einberufung erfolgt in Textform, und die Frist soll mindestens drei Wochen betragen, sofern kein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt. Eine Website, die diesen Ablauf beschreibt, beantwortet Fragen, die sonst als Anruf kommen.

Auch die virtuelle Versammlung gehört inzwischen zur Entscheidungsgrundlage. Nach § 23 Absatz 1a WEG können die Wohnungseigentümer mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen beschließen, dass die Versammlung ohne physische Präsenz stattfindet; der Beschluss gilt für einen Zeitraum von längstens drei Jahren. § 48 Absatz 6 WEG ergänzt: Wird ein solcher Beschluss vor dem 1. Januar 2028 gefasst, ist bis einschließlich 2028 mindestens einmal im Jahr eine Präsenzversammlung durchzuführen, sofern die Eigentümer darauf nicht durch einstimmigen Beschluss verzichten. Stand: 30. Juli 2026.

• Den Jahresablauf erklären: Einladung, Unterlagen, Versammlung, Protokoll, Beschlussumsetzung und Abrechnung.
• Sagen, ob die Verwaltung virtuelle oder hybride Versammlungen technisch anbietet und wie die Teilnahme funktioniert.
• Erklären, wie Eigentümer Tagesordnungspunkte einreichen und bis wann.
• Beschreiben, wie Unterlagen und Beschlusssammlung bereitgestellt werden und wer Zugang erhält.
• Keine Rechtsberatung auf der Website ersetzen; für Streitfragen auf den Beirat und fachliche Beratung verweisen.

Wie nimmt die Website dem Büro Telefonate ab?

Ein großer Teil der Anrufe in einer Verwaltung ist Routine: ein tropfender Heizkörper, eine defekte Beleuchtung im Treppenhaus, eine Adressänderung, eine Frage zur Abrechnung, die Bitte um eine Bescheinigung. Wenn die Website diese Wege sauber anbietet, kommen die gleichen Anliegen strukturiert und zur passenden Zeit an – mit Objekt, Einheit, Kontaktweg und Beschreibung.

• Schadensmeldung mit Objekt, Einheit, Ort des Schadens, Dringlichkeit, Zugangsmöglichkeit, Fotos und Rückrufwunsch.
• Eindeutige Trennung von Notfall und normalem Anliegen, mit ehrlicher Angabe der Reaktionszeiten.
• Meldung von Mieterwechsel, Adress- und Bankdatenänderung über ein Formular statt per Zuruf, mit Hinweis, dass Zahlungsdaten niemals per E-Mail-Aufforderung geändert werden.
• Häufige Fragen zu Hausgeld, Abrechnungszeitraum, Nebenkosten, Rauchwarnmeldern, Müll, Schlüsseln und Hausordnung.
• Klarstellung, welche Anliegen an die Verwaltung gehen und welche direkt an Vermieter, Versorger, Netzbetreiber oder Wartungsfirma.
• Wenn ein Kunden- oder Eigentümerportal genutzt wird: erklären, was dort zu finden ist und wie der Zugang beantragt wird.

Wie gewinnt eine Verwaltung neue Objekte, ohne Bestandskunden zu stören?

Wachstum entsteht bei Hausverwaltungen selten über Werbung, sondern über Empfehlung, Beiratskontakte und Sichtbarkeit im richtigen Moment – nämlich dann, wenn ein Verwaltervertrag ausläuft oder eine Gemeinschaft unzufrieden ist. Die Website muss beides tragen: Sie soll neue Objekte einladen und gleichzeitig den Bestand ordentlich bedienen. Beides gelingt, wenn die Einstiege getrennt und beide gleich gut gepflegt sind.

• Eine eigene Seite für den Verwalterwechsel mit Ablauf, Übergabe der Unterlagen, Zeitplan und realistischem Startzeitpunkt.
• Ehrliche Angaben zur Aufnahmekapazität, wenn derzeit nur wenige Objekte übernommen werden können.
• Referenzen ohne private Daten: Objektart, Größenordnung, Region und übernommene Aufgaben.
• Ein sichtbarer Karrierebereich, weil die Kapazität einer Verwaltung an Personal hängt und Bewerber dieselbe Website nutzen.
• Konsistente Angaben zu Name, Adresse, Telefon und Öffnungszeiten auf Website und Google-Unternehmensprofil.
• Nur Orte und Gebiete nennen, in denen wirklich Objekte betreut werden, statt viele kopierte Ortsseiten anzulegen.

Wie würde LESTO die Website einer Hausverwaltung aufbauen?

LESTO würde die Startseite an den zwei Rollen ausrichten, die sie tatsächlich besuchen. Oben stehen Sitz, Region, angebotene Verwaltungsarten, der Weg zur Objektanfrage und daneben ein deutlicher Einstieg für bestehende Eigentümer und Mieter samt Notfallweg. Danach folgen getrennte Abschnitte für WEG-Verwaltung, Mietverwaltung und Sondereigentumsverwaltung, der Ablauf eines Verwalterwechsels, Nachweise und Pflichtangaben, häufige Fragen und der Karrierebereich.

Du schickst LESTO deine aktuelle Website oder dein Google-Unternehmensprofil, deine Region, die Verwaltungsarten und Objektgrößen, die du übernehmen möchtest, und die Nachweise, die du zeigen darfst. Der erste Entwurf ist kostenlos und in 24 Stunden fertig. Wenn er passt, kostet die Website 190 Euro im Monat, ohne Einrichtungsgebühr und monatlich kündbar. Spätere Änderungen schickst du per WhatsApp oder E-Mail.

Das Wichtigste zum Schluss

Eine Hausverwaltungs-Website ist keine Imagebroschüre, sondern ein Sortierwerkzeug. Sie gewinnt passende Objekte, wenn ein Verwaltungsbeirat in wenigen Minuten erkennt, ob Verwaltungsart, Region, Objektgröße, Zertifizierung und Kapazität zusammenpassen – und sie entlastet das Büro, wenn Schadensmeldung, Notfall und Routineanliegen eigene, klar beschriftete Wege haben. Wer Einheitenzahl, Technik, Rücklage, laufende Projekte und Vertragsende schon in der Anfrage einsammelt, beginnt das erste Gespräch mit einem kalkulierbaren Objekt statt mit einer Rückfrageliste.